|
Содержание работы или список заданий
|
Лабораторный практикум по дисциплине «Администрирование ИС»
Составление технического задания (ТЗ) на разработку информационной системы
Цель: приобрести практические навыки по составлению технического задания на разработку программных продуктов в соответствии с ГОСТ 34.602.89
Задание
На основании описания деятельности предприятия и функциональной модели, полученной в результате выполнения лабораторного практикума по дисциплине «Проектирование ИС», составить техническое задание на разработку информационной системы в соответствии с ГОСТ 34.602.89.
Описание предприятия
Рассматривается деятельность компании, которая занимается сборкой и продажей настольных компьютеров и ноутбуков. Компания не производит компоненты самостоятельно, а только собирает и тестирует компьютеры.
В компании выполняются следующие основные процедуры:
- продавцы принимают заказы клиентов;
- операторы группируют заказы по типам компьютеров;
- операторы собирают и тестируют компьютеры;
- операторы упаковывают компьютеры согласно заказам;
- кладовщик отгружает клиентам заказы.
Компания использует купленную бухгалтерскую ИС, которая позволяет оформить заказ, счет и отследить платежи по счетам.
В результате проведения экспертизы получена следующая информация.
Производственный отдел получает заказы клиентов от отдела продаж по мере их поступления.
Диспетчер координирует работу сборщиков, сортирует заказы, группи¬рует их и дает указание на отгрузку компьютеров, когда они готовы.
Каждые 2 часа диспетчер группирует заказы - отдельно для настольных компьютеров и ноутбуков - и направляет на участок сборки.
Сотрудники участка сборки собирают компьютеры согласно специфика¬циям заказа и инструкциям по сборке. Когда группа компьютеров, соответ¬ствующая группе заказов, собрана, она направляется на тестирование. Tecтировщики тестируют каждый компьютер и в случае необходимости заме¬няют неисправные компоненты.
Тестировщики направляют результаты тестирования диспетчеру, кото¬рый на основании этой информации принимает решение о передаче компь¬ютеров, соответствующих группе заказов, на отгрузку.
При разработке ИС принято решение сформировать отдел дизайна, который должен форми-ровать конфигурацию компьютеров, разрабатывать корпоративные стандар¬ты, подбирать приемлемых поставщиков, разрабатывать инструкции по сборке, процедуры тестирования и устранения неполадок для всего про¬изводственного отдела.
Дизайнер должен разрабатывать сис¬тему, стандарты на продукцию, документировать и передавать специфика¬ции в отдел маркетинга и продаж. Он должен определять, какие компонен¬ты (аппаратные и программные) должны закупаться для сборки компьюте¬ров, обеспечивать документацией и управлять процедурами сборки, тестирования и устранения неполадок.
Планировщик должен обрабатывать заказы клиентов и генерировать за¬казы на сборку, получить коммерческий прогноз из отдела маркетинга и формировать требования на закупку компонентов и собирать информацию от поставщиков. Диспетчер должен составлять расписание производства на основании за¬казов на сборку, получать копии заказов клиентов и отвечать за упаковку и комплектацию заказанных компьютеров.
Вспомогательные материалы :
ГОСТ 34.602.89
Программа «Мастер технических заданий» (последняя версия на http://www.mysoftware.ru/download/mastertz/)
Задание № 2
Цель работы: Овладеть навыками применения проектного подхода в проектах связанных с разработкой информационных систем с использованием СУП MS Project 2003.
ВВЕДЕНИЕ
В рамках данной лабораторной работы требуется составить план проекта «Создания информационной системы», предназначенной для автоматизации бизнес-процессов предметной области, описанной в задании на лабораторный практикум по дисциплине «Проектирование ИС».
Перейти к выполнению задания
1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
цель
Условия, допускающие количественную формулировку, при удовлетворении которых проект считается успешным. В число целей должны входить, по крайней мере, количественные критерии затрат, соответствия календарному плану и качества. Цели, не допускающие количественной формулировки (например, «удовлетворение заказчика») затрудняют оценку успешности выполнения проекта.
ограничение проекта
Фактор, ограничивающий возможности группы руководства проектом. Например, заданный бюджет может ограничить область охвата, подбор персонала и параметры календарного плана.
задача
Действия, имеющие начало и конец. Проекты состоят из задач.
ресурсы
Исполнители, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач в проекте.
календарный план
Расписание и последовательность выполнения задач в проекте. Календарный план в основном содержит сведения о задачах, зависимостях задач, длительностях, ограничениях и другие сведения о временных параметрах проекта.
бюджет
Оценочные затраты на проект, заданные в базовом плане в Microsoft Project.
трудозатраты
Для задач — общая требуемая для завершения задачи работа в человеко-часах (может измеряться в минутах, часах, днях неделях или месяцах) для всех ресурсов. Для назначений — количество работы, назначенной ресурсу на выполнение конкретной задачи. Для ресурсов — общее количество работы, назначенной ресурсу, для всех задач. Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, ресурсу может требоваться 32 часа трудозатрат на выполнение задачи, хотя длительность задачи может при этом составлять лишь 2 дня. В этом случае задаче необходимо будет назначить более одного ресурса. Два человека, работая над задачей 8 часов в день, выполнят ее за 2 дня.
предположения проекта
Факторы, которые в целях планирования предполагаются верными, действительными или установленными. Например, если неизвестна дата, с которой может работать основной исполнитель проекта, можно предположительно ввести определенную дату начала. Предположения обычно связаны с определенной долей риска.
область охвата
Комбинация всех целей и задач проекта, а также работ, необходимых для их выполнения.
база данных Microsoft Project
Формат файлов (.mpd), используемый для сохранения всей информации проекта в центральном расположении. Это облегчает перекрестный анализ проектов и создание отчетов, а также повышает безопасность. Формат базы данных Microsoft Project заменяет старый формат файлов MPX в качестве стандартного формата обмена данных проекта. Проект можно также сохранить в файле MDB базы данных Microsoft Access, а также на серверах SQL Server и Oracle Server.
затраты
Общие запланированные затраты на задачу, ресурс, назначение или весь проект. Иногда их называют текущими затратами. Для базовых затрат в Microsoft Project используется термин «бюджет».
поле
Расположение в листе, форме или диаграмме, содержащее определенную информацию о задаче, ресурсе или назначении. Например, в листе полем является каждый столбец. В области расписания в некоторых представлениях (например, в представлении использования задач), элементы под столбцом подробностей, такие как трудозатраты или фактические трудозатраты, являются полями, содержащими повременные сведения о ресурсе или назначении для задачи. В форме поле может выводиться как отдельный объект или представлять место в столбце. В сетевом графике поля содержатся в каждой рамке сетевого графика.
длительность
Общий интервал активного рабочего времени, необходимого для завершения задачи. Обычно данный интервал представляет количество рабочего времени от начала до окончания задачи согласно календарю проекта и календарю ресурсов. Астрономическая длительность представляет длительность задачи по 24-часовому календарю с 7-дневной неделей, включая праздники и другие нерабочие дни. Астрономическая длительность может измеряться в минутах, часах, днях и неделях.
зависимости задач
Характер связи между двумя задачами. Для связывания задач пользователь определяет зависимость между их датами окончания или начала. Например, задача «Контакт с поставщиками провизии» должна заканчиваться до задачи «Определение меню». В Microsoft Project существуют четыре типа зависимостей задач:
Тип зависимости задач Описание
Окончание-начало (ОН) Задача Б не может начаться, пока не закончится задача А.
Начало-начало (НН) Задача Б не может начаться, пока не начнется задача А.
Окончание-окончание (ОО) Задача Б не может закончиться, пока не закончится задача А.
Начало-окончание (НО) Задача Б не может закончиться, пока не начнется задача А.
сервер Microsoft Project Server
Сопутствующий программный продукт для Microsoft Project, обеспечивающий возможности совместного планирования и обмена сообщениями о состоянии для членов рабочей группы, руководителей проектов и других заинтересованных сторон за счет обмена и обработки информации проекта на веб-узле.
заинтересованные стороны
Лица и организации, активно участвующие в проекте, либо те, чьи интересы могут быть затронуты проектом.
интерфейс MAPI
Аббревиатура для Messaging Application Programming Interface. Стандартный интерфейс программирования, предложенный и поддерживаемый корпорацией Майкрософт для систем обмена сообщениями электронной почты.
представление
Одно или комбинация нескольких представлений (диаграмма Ганта, лист ресурсов и т. д.) и, если применимо, таблицы или фильтра. Представления позволяют работать с информацией в разных форматах. Имеется три типа представлений.
• Диаграммы или графики, такие как диаграмма Ганта или сетевой график, представляющие информацию в графическом виде.
• Листы отображают информацию в формате строк и столбцов.
• Формы отображают информацию в формате, аналогичном печатным формам.
таблица
Набор столбцов, содержащих конкретные сведения о задачах, ресурсах и назначениях в представлении листа
фильтр
Средство отбора отображаемой или выделенной информации о задачи и ресурсе. Отбор выполняется по определяемым условиям. Например, когда применяется фильтр «Критические», отображаются только критические задачи.
группировка
Способ комбинирования или упорядочения задач или ресурсов в проекте согласно выбранным условиям, таким как длительность задач, приоритет, превышение доступности ресурсов или даты окончания. Группировку можно использовать для просмотра списка задач или ресурсов с уникальными характеристиками, такими как коды в главной книге или номер отдела. Примечание: не следует путать средство группировки с полем «Группа», которое является полем ресурса.
сортировка
Способ указания порядка, в котором отображаются задачи, ресурсы и другие сведения.
боковая область
Область в левой части окна Microsoft Project и Microsoft Project Web Access. В Microsoft Project в боковой области выводятся сведения, предоставляемые компонентом «Консультант»; в Microsoft Project Web Access в боковой области содержатся ссылки, используемые для переходов.
результаты
Осязаемые и измеряемые результаты, последствия или элементы, которые необходимо произвести для завершения проекта или части проекта. Обычно группа, работающая по проекту, и заинтересованные стороны согласовывают результаты проекта перед началом проекта.
веха
Опорная точка, отмечающая важное событие в проекте и используемая для контроля за ходом выполнения проекта. Любая задача с нулевой длительностью автоматически отображается как веха. Однако имеется возможность отметить как веху любую задачу с произвольной длительностью.
суммарная задача
Задача, состоящая из подзадач, в которой суммируются результаты подзадач. Для создания суммарных задач используются структуры Microsoft Project. Microsoft Project автоматически определят сведения, относящиеся к суммарной задаче (такие как длительность, затраты и т. д.) на основании сведений подзадач.
подзадача
Задача, являющаяся частью суммарной задачи. Информация подзадач консолидируется в суммарную задачу. Пользователь определяет подзадачи с помощью структур Microsoft Project.
последователь
Задача, которая не может быть начата или закончена до начала или окончания другой задачи.
предшественник
Задача, которую необходимо начать или завершить до начала или окончания другой задачи.
материальный ресурс
Комплектующие и другие расходные материалы, которые используются для выполнения задач в проекте.
сверхурочные
Трудозатраты на назначение, запланированные сверх обычных рабочих часов назначенного ресурса и оплачиваемые по ставке сверхурочных работ. Сверхурочные не являются дополнительной работой для назначения. Напротив, они задают трудозатраты на назначение, которые считаются сверхурочной работой. Например, если в назначении задается 40 часов трудозатрат и 8 часов сверхурочных, то общие трудозатраты на назначение составляют 48 часов.
Сверхурочные задаются в назначении, чтобы сократить общее время работы по назначению. Часто это влияет на длительность задачи. Когда для назначения задаются сверхурочные, Microsoft Project пересчитывает интервал назначения, вычитая сверхурочные из общих трудозатрат.
затраты на использование
Установленная оплата за использование ресурса. Эти затраты могут учитываться вместо или дополнительно к переменным или почасовым затратам на ресурс. Для трудовых ресурсов такие затраты начисляются при каждом использовании ресурса, а для материальных ресурсов — только один раз в момент назначения, вне зависимости от единиц.
фиксированные затраты
Установленные затраты на задачу, которые остаются постоянными вне зависимости от длительности задачи или работы, выполняемой ресурсом.
базовые затраты
Исходные затраты на проект, задачи, ресурсы и назначения, показанные в базовом плане. Базовые затраты представляют снимок затрат на момент сохранения базового плана. Отслеживание и сравнение базовых затрат с фактическими затратами позволяет отслеживать эффективность затрат и рассчитывать величину освоенного объема.
фактические затраты
Фактическая стоимость работ, выполненных к определенному сроку для задачи, ресурса или назначения. Например, если для единственного ресурса, назначенного задаче, ставка составляет 20р. в час, а затрачено 2 часа, то текущие фактические затраты на задачу составляют 40р.
оставшиеся затраты
Оценка затрат, которые еще требуется произвести на задачу, ресурс или назначение.
критический путь
Набор задач, которые необходимо выполнить по календарному плану для окончания проекта по календарному плану. Каждая задача на критическом пути является критической задачей.
представление
Одно или комбинация нескольких представлений (диаграмма Ганта, лист ресурсов и т. д.) и, если применимо, таблицы или фильтра. Представления позволяют работать с информацией в разных форматах. Имеется три типа представлений.
• Диаграммы или графики, такие как диаграмма Ганта или сетевой график, представляющие информацию в графическом виде.
• Листы отображают информацию в формате строк и столбцов.
• Формы отображают информацию в формате, аналогичном печатным формам.
временной резерв
Величина допустимого запаздывания задачи, которое еще не повлияет на даты окончания других задач или всего проекта. Свободный временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, которое не приводит к задержке другой задачи. Общий временной резерв представляет допустимое запаздывание задачи, не вызывающее задержку даты окончания проекта. Если общий временной резерв отрицательный, длительность задачи так велика, что ее последователь не в состоянии начаться к дате, определенной ограничением.
критическая задача
Задача, которая должна быть завершена в соответствии с календарным планом для своевременного окончания проекта. Если выполнение критической задачи задерживается, дата завершения проекта также может быть отложена. Последовательность критических задач составляет критический путь проекта.
превышение доступности
Ситуация, когда ресурсу назначено больше задач, чем он может выполнить в доступное рабочее время. Microsoft Project определяет превышение доступности по трудозатратам и длительностям назначенных задач, по максимальному числу единиц для ресурса и по календарю, используемому ресурсом.
планирование с фиксированным объемом работ
Способ планирования по умолчанию в Microsoft Project. При планировании с фиксированным объемом работ длительность задачи уменьшается или возрастает по мере добавления или удаления ресурсов для задачи, тогда как объем работ по задаче остается неизменным. Например, для завершения задачи могут потребоваться 32 часа трудозатрат, но задача планируется с длительностью 2 дня. Для выполнения задачи за 2 дня требуется назначить задаче два ресурса, каждый с 8-часовым рабочим днем. Если один ресурс удаляется из задачи, то ее длительность увеличивается до 4 дней, тогда как объем работ (32 часа) остается неизменным.
Планирование с фиксированным объемом применимо только при добавлении или удалении ресурсов из задачи. Оно неприменимо к правилам расчетов Microsoft Project при изменении трудозатрат, длительности и значений единиц измерения для ресурсов, уже назначенных задачам.
2. МЕТОДИКА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ С ПОМОЩЬЮ MS PROJECT 2003
Управление проектами
Управление проектами — это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели, обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам. План проекта может быть простым, например, содержать написанный в блокноте список задач с временами их начала и завершения. План может быть сложным, содержащим взаимосвязанных задач и ресурсов с бюджетом в сотни миллионов рублей. Независимо от сложности проекта, он состоит из трех основных этапов. В рамках данной лабораторной работы требуется выполнить 1-й этап: Построение плана.
1 Построение плана
2 Отслеживание хода выполнения проекта и управление
3 Завершение проекта
Чем успешнее выполняются отдельные этапы, тем вероятнее успех проекта в целом.
Треугольник проекта
В некоторой степени это возможно, если знать формирующие каждый проект три фактора.
Время. Время на выполнение проекта, которое отражено в календарном плане проекта.
Деньги. Бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач.
Область охвата. Цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения.
Эта тройка — время, деньги и область охвата — называется треугольником проекта. Корректировка одного из этих элементов влияет на два других. Хотя важны все эти три элемента, обычно один из них оказывает на проект большее влияние, чем остальные два.
Зависимость между этими тремя элементами разная для каждого проекта. Она определяет и возможные проблемы, и допустимые решения. Знание узких мест и возможностей для маневрирования облегчает планирование и управление проектами.
Стратегия проекта
Перед рассмотрением задач проекта или необходимых ресурсов следует определить его стратегию. Стратегия используется для освещения общей картины проекта, чтобы все заинтересованные стороны были четко осведомлены о начинающемся проекте.
Важно собирать и уточнять следующие сведения.
• Цели. Цели и результаты проекта должны быть абсолютно ясны.
• Предложения. Если делаются какие-либо предположения, способствующие успешному достижению цели проекта, эти предположения должны быть зафиксированы заблаговременно.
• Ограничения. Любые ограничивающие или принудительные факторы должны быть выявлены. Установление пределов и ограничений также полезно при планировании действий на решение возможных проблем.
• Область охвата. Область охвата определяет задачи и конечные результаты проекта.
Эти сведения помогают лучше понять проект. Они могут быть также использованы, если возникнет необходимость отреагировать на изменения, произошедшие в ходе проекта.
Основные возможности Microsoft Project
Руководителю проекта необходимо следить за множеством деталей проекта, не упуская из виду конечную цель. Может ли помочь в осуществлении этой задачи программа Microsoft Project? Во-первых, в базе данных Microsoft Project сохраняются все сведения о проекте. Потом эти сведения используются в Microsoft Project для расчета календарного плана и учета затрат проекта; таким образом создается план проекта. Чем больше задано сведений, тем более точным будет план.
Введенные и рассчитанные в Microsoft Project сведения сохраняются в полях, которые содержат определенные типы данных, например названия или длительности задач. В Microsoft Project каждое поле обычно отображается в виде столбца.
Результаты расчетов в Microsoft Project немедленно отображаются в формате, аналогичном электронной таблице. Если введены все сведения о задаче, можно узнать начальную и конечную даты данной задачи, потребности в ресурсах и конечную дату проекта.
Планирование проекта
После создания плана проекта Microsoft Project рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить, сотрудниках, работающих над этими задачами, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах.
При создании плана проекта вводятся следующие типы сведений.
• Задачи
• Длительность
• Зависимости задач
• Ресурсы
• Затраты
На основании этих сведений в Microsoft Project могут быть рассчитаны календарный план, затраты и загрузка ресурсов.
Отслеживание проекта
После создания плана проекта необходимо управлять проектом и следить за ходом его выполнения. Отслеживая проект, можно вносить необходимые изменения, чтобы придерживаться календарного плана и оставаться в рамках бюджета.
При управлении проектом могут быть использованы следующие средства.
Настраиваемые поля для ввода особых сведений.
Представления и таблицы для отображения точных сведений, требуемых для просмотра.
Фильтры и группы для выделения сведений, требующих внимания.
Вводится фактический ход выполнения задач, фактические данные сравниваются с исходным планом, отслеживается баланс загрузки ресурсов. Все это позволяет эффективно решать возникающие проблемы.
Публикация плана
После создания плана проекта и в процессе управления может потребоваться предоставить сведения о проекте другим пользователям, например заинтересованным сторонам или лицам, назначенным для выполнения работы. Для предоставления сведений могут быть использованы следующие средства.
Печать и создание отчета для предоставления другим пользователям сведений о проекте на бумаге.
Публикация в формате HTML или сохранение плана проекта на веб-сервере для предоставления другим пользователям доступа к сведениям о проекте на веб-узле.
Сервер Microsoft Project Server или система электронной почты для предоставления сведений о проекте другим пользователям.
Совместная работа в группе
Можно упростить и автоматизировать отслеживание загрузки ресурсов и их взаимодействие с помощью средств интерактивной совместной работы в группе, основанных на электронной связи. Кроме того, можно включить в проект обновляемые сведения, т. е. учитывать в текущем плане последние данные. Предусмотрено два средства для интерактивной совместной работы в Microsoft Project.
Сервер Microsoft Project Server. Сервер Microsoft Project Server и его компонент веб-интерфейс Microsoft Project Web Access — дополнительные программные продукты, которые могут быть использованы для организации интерактивного взаимодействия между членами группы, руководителями проекта и другими заинтересованными сторонами.
С помощью сервера Microsoft Project Server и веб-интерфейса Microsoft Project Web Access члены группы могут просматривать собственный список задач или весь проект. Они могут создавать новые задачи для плана проекта и делегировать задачи другим членам. Руководитель проекта может получать обновления задач и текстовые отчеты о состоянии. Заинтересованным сторонам предоставляется доступ к сведениям о проекте и возможность просмотра общей картины.
Электронная почта. Если требования для совместной работы группы достаточно просты, для обмена основными сведениями о задаче и о состоянии дел с членами группы можно использовать существующую MAPI-совместимую 32-разрядную систему электронной почты. При наличии электронной почты для назначения задач, отправки обновлений и текстовых отчетов о состоянии проекта группа может использовать специальные сообщения, создаваемые Microsoft Project.
Просмотр необходимых сведений
Сначала рассмотрим конечные сроки, а затем — затраты. В базе данных проекта содержится множество сведений, но в данный момент времени необходима только их часть. Для доступа к сведениям используются следующие средства.
• Представления показывают часть сведений о проекте в формате, простом для восприятия. Например, на диаграмме Ганта основные сведения представляются столбцами и отрезками на графике.
• Таблицы определяют отображаемые столбцы.
• Фильтры предназначены для отбора определенных задач или ресурсов.
Подобно каналам телевидения, в каждом представлении приводится разная информация. Таблицы и фильтры обеспечивают тонкую настройку. Так же, как при переключении каналов, информация не удаляется, но смена представлений, таблиц или фильтров может скрыть часть сведений. Все они продолжают храниться в базе данных и обновляться.
Кроме того, для просмотра распределенных или упорядоченных сведений их можно группировать и сортировать нужным образом.
Создание плана проекта
Если определены цели проекта и выделены основные его этапы, можно начать создание плана этого проекта.
Сначала создается новый план проекта, в который вводится и упорядочивается список задач для выполнения, включая длительность каждой задачи и зависимости задач.
Затем в план добавляются сотрудники, оборудование, материалы и затраты на них, после этого задачам назначаются ресурсы. На основе этих сведений о ресурсах и задачах Microsoft Project создает календарный план. При необходимости план можно проверять и корректировать.
В восьми уроках этого раздела описываются шаги по созданию плана проекта.
Настройка проекта
Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.
По завершении этого урока будет создан план Microsoft Project, содержащий название проекта и другие ключевые сведения, начальную или конечную дату и календарь проекта.
Создание нового проекта
Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач.
Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять планирование с начальной даты.
1 Нажмите кнопку Создать. Кнопка Создать может быть временно скрыта. Она может не отображаться, если для отображения всех кнопок недостаточно места. Нажмите кнопку Параметры панелей инструментов, а затем нажмите кнопку Создать.
2 В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. Введите или выберите начальную или конечную дату проекта и нажмите кнопку OK.
3 Нажмите кнопку Сохранить.
4 В поле Имя файла введите имя проекта, а затем нажмите кнопку Сохранить.
Советы
• Начальную или конечную дату можно изменить, выбрав команду Сведения о проекте в меню Проект.
• Кроме того, для быстрого создания нового проекта может быть использована боковая область Определение проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.
Ввод ключевых сведений о проекте
В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.
1 В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ.
2 Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте.
3 Нажмите кнопку OK.
Совет. Чтобы найти не отображаемые команды меню, щелкните стрелку в нижней строке меню. Появятся все команды данного меню. Меню также можно развернуть, дважды щелкнув его кнопкой мыши.
Настройка календаря проекта
Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом.
Можно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.
1 В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2 В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.
3 Выберите дату в календаре.
• Чтобы изменить один день недели во всем календаре (например, задать окончание работы по пятницам в 16:00), выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.
• Чтобы изменить все рабочие дни, например, чтобы начинать работу со вторника по пятницу в 10:00, выберите обозначение этого дня (например, «Вт» для вторника) для первого рабочего дня недели, а затем, удерживая клавишу SHIFT, выберите обозначение последнего рабочего дня («Пт» для пятницы).
4 Выберите параметр нерабочее время для выходных дней или нестандартное рабочее время для изменения часов работы.
5 Если выбран параметр нестандартное рабочее время на шаге 3, введите необходимое время начала работы в поле С и время окончания в поле По.
6 Нажмите кнопку OK.
Совет Для быстрой настройки календаря проекта можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение рабочего времени проекта. Следуйте указаниям в боковой области.
Ввод и организация списка задач
Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислите шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность.
После ввода сведений о задачах создается структура, которая помогает при логической организации задач и просмотре структуры всего проекта.
По завершении этого урока будет создан список задач, организованный по суммарным и подробным задачам.
В этом уроке содержатся пять процедур. Для продвижения по уроку используйте панель перемещения в верхней части экрана
Ввод задач и их длительностей
Обычный проект представляет собой набор связанных задач. Задача определяется объемом работы и конкретными результатами; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.
Введите задачи в порядке их возникновения. Затем оцените продолжительность каждой задачи и введите эту оценку в качестве длительностей. Длительности используются в Microsoft Project для расчета объема работы, который необходимо выполнить в рамках каждой задачи.
Примечание Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано в следующем уроке.
________________________________________
1 В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2 В поле Название задачи введите название задачи и нажмите клавишу TAB. Microsoft Project вводит со знаком вопроса примерную длительность задачи, равную одному дню.
3 В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения задачи в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения.
месяцы = м
недели = н
дни = д
часы = ч
минуты = мин
Примечание Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.
4 Нажмите клавишу ENTER.
5 В следующих строках введите дополнительные задачи, необходимые для выполнения проекта. О том, как их организовать и изменять, будет рассказано позже.
Советы
• Также можно добавлять заметки для задачи. В поле Название задачи выберите задачу и нажмите кнопку Заметки задачи. Введите сведения в поле Заметки и нажмите кнопку OK.
• Кнопка панели инструментов может быть временно скрыта. Она может не отображаться, если для всех кнопок недостаточно места. Нажмите кнопку Параметры панелей инструментов, а затем нажмите кнопку Заметки задачи.
• Кроме того, для быстрого создания нового проекта может быть использована боковая область Список задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Ввод задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.
Создание вехи
Веха — это задача, используемая для обозначения значимых событий календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.
1 В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д.
2 Нажмите клавишу ENTER.
Примечание Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи. Нажмите кнопку Сведения о задаче, выберите вкладку Дополнительно, а затем установите флажок Пометить задачу как веху.
Совет Кроме того, для быстрого создания вехи может быть использована боковая область Список задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Ввод задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.
Создание повторяющихся задач
Повторяющиеся задачи — это задачи, которые регулярно повторяются, например еженедельные собрания.
________________________________________
1 В поле Название задачи выберите строку, где должна находиться повторяющаяся задача.
2 В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.
3 В поле Название задачи введите название задачи.
4 В поле Длительность введите или выберите длительность одного экземпляра задачи.
5 В группе Повторять выберите периодичность Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.
6 В поле справа от параметра Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно определите частоту задачи.
7 В группе Пределы повторения введите дату начала в поле Начало и затем выберите параметр Окончание после или Окончание.
Если выбран параметр Окончание после, введите число повторений задачи.
Если выбран параметр Окончание, введите дату, к которой данная повторяющаяся задача должна закончиться.
8 Нажмите кнопку OK.
Совет Чтобы просмотреть в представлении задач все экземпляры повторяющейся задачи, щелкните значок «плюс» рядом с главной повторяющейся задачей.
Организация задач в логическую структуру
Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами; задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами. Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи.
Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры.
Отступ Выступ
Показать подзадачи Скрыть подзадачи
1 В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.
2 При необходимости введите задачи для проекта.
3 Выберите первую задачу, которую требуется сделать подзадачей.
4 В меню Вставка выберите команду Новая задача.
5 Во вставленной строке введите название новой суммарной задачи в поле Название задачи.
6 В поле Название задачи выберите задачи, которые необходимо сделать под
|